Vedtægter HTK, marts 2026
HTK
Vedtægter for Hvalsø Tennisklub
Vedtægter HTK, marts 2026
HTK
Vedtægter for Hvalsø Tennisklub
- 1 Navn og hjemsted
Foreningen Hvalsø Tennisklub, der har hjemsted i Lejre kommune, er stiftet den 26. juni 1930. Foreningen er tilsluttet DGI, DTF og herunder Tennis Øst, under Danmarks Idrætsforbund (DIF) samt DPF Dansk Padel Forbund og er underlagt disses regler og bestemmelser.
- 2 Formål
Foreningens formål er at skabe interesse for tennis- og padelspillet, at give medlemmerne mulighed for at spille tennis og padel, samt at højne spillestandarden blandt medlemmerne ved at tilbyde instruktion, træning og turneringer.
- 3 Medlemskab
Som aktivt medlem kan bestyrelsen optage enhver, der er fyldt seks år.
Bestyrelse følger belægningen på banerne (padel- og tennisbaner) og kan løbende justere antal nye medlemmer, hvis belægningen bliver så høj, at det markant påvirker medlemmernes mulighed for at booke baner.
Optagelse af passive medlemmer kan ske uanset alder. Passive medlemmer har ingen adgang til selve idrætsudøvelsen, men er valgbare til bestyrelsen.
- 4 Indmeldelse
Indmeldelse skal ske på foreningens hjemmeside. For personer under 18 år skal indmeldelsen fortages på hjemmesiden af en forælder eller værges accept.
Ved indmeldelsen tegnes der et abonnement løbende ét år fra indmeldelsesdatoen
- 5 Udmeldelse
Udmeldelse sker ved at medlemmet afmelder sit betalingskort på foreningens hjemmeside. Der gives ikke refusion ved udmeldelse, hvis dette sker før medlemskabet ellers ville være udløbet.
Hvis et medlem ikke fornyer sin abonnementsbetaling eller opdaterer sine kortoplysninger i tilfælde af udløbet kort i ”medlemslogin” på hjemmesiden, sendes der én advis til medlemmet på mail eller sms, med opfordring til at opdatere sine kortoplysninger. Hvis det ikke sker inden 14 dage, slettes medlemmet af medlemslisten.
- 6 Kontingent
Kontingentet for aktive og passive medlemmer fastsættes på den ordinære generalforsamling. Medlemmerne oprettet et abonnement med et betalingskort, som er løbende et år fra oprettelsesdatoen. Kontingentet fornyes herefter automatisk på medlemmets kort efter et år, foregået af en advis på mail.
Der er mulighed for turister og prøvemedlemmer at oprette et korttidsmedlemsskab, som automatisk udløber efter en nærmere af bestyrelsen fastsat løbetid.
- 7 Restance
Hvis et medlem ikke opdaterer sine kortoplysninger i ”medlemslogin” på hjemmesiden ved udløbet kort, sendes der én advis til medlemmet på mail eller sms, med opfordring til at opdatere sine kortoplysninger. Hvis det ikke sker inden en 14 dage, slettes medlemmet af medlemslisten.
- 8 Udelukkelse og eksklusion
Et medlem kan udelukkes for en periode eller ekskluderes, såfremt vedkommendes opførsel strider mod foreningens vedtægter eller medlemmet på særlig grov måde har tilsidesat sine medlems-pligter.
Såvel i sager om udelukkelse som eksklusion har medlemmet krav på at blive hørt inden bestyrelsen træffer sin afgørelse.
I sager om eksklusion har medlemmet krav på, at sagen afgøres på førstkommende generalforsamling, og at sagen sættes på dagsordenen som et særligt punkt. En generalforsamlings afgørelse af en eksklusion kræver samme majoritet som ved ændring af foreningens vedtægter.
- 9 Ordinær generalforsamling
Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed i alle anliggender.
Ordinær generalforsamling afholdes en gang årligt inden udgangen af marts måned. Adgang til generalforsamlingen har alle foreningens medlemmer, samt hvem bestyrelsen måtte indbyde.
Stemmeret har alle medlemmer, der er fyldt 14 år og ikke er i kontingentrestance. Passive medlemmer skal dog have været medlemmer af foreningen i mindst seks måneder. Der kan stemmes ved personligt fremmøde. Endvidere kan der stemmes ifølge fuldmagt. Dog kan hvert fremmødt medlem maksimalt medbringe en fuldmagt. Generalforsamlingen indkaldes med mindst 3 ugers varsel ved indkaldelse pr. e-mail til medlemmerne. Forslag som ønskes behandlet på den ordinære generalforsamling, skal fremsættes skriftligt og være formanden i hænde senest to uger før generalforsamlingens afholdelse. Endelig dagsorden, revideret regnskab, budgetforslag og øvrige forslag offentliggøres på klubbens hjemmeside senest en uge før generalforsamlingen.
En rettidigt indvarslet generalforsamling er beslutningsdygtig uanset de fremmødtes antal.
- 10 Generalforsamlingens dagsorden
Dagsorden for den ordinære generalforsamling skal mindst omfatte følgende punkter:
- Valg af dirigent, referent og stemmetællere.
- Formandens beretning.
- Forelæggelse af det aflagte regnskab for det forløbne år til godkendelse.
- Behandling af indkomne forslag.
- Forelæggelse af bestyrelsens budgetforslag for det kommende år, samt forslag til
Kontingent fastsættelse.
- Valg af bestyrelses- og udvalgsmedlemmer.
- Valg af to suppleanter til bestyrelsen.
- Valg af to revisorer samt en revisorsuppleant.
- Eventuelt.
- 11 Generalforsamlingens ledelse m.v.
Generalforsamlingen vælger sin dirigent, som ikke må være medlem af bestyrelsen.
Valg og beslutninger træffes ved simpelt stemmeflertal. Dog kræver vedtægtsændringer og beslutning om foreningens opløsning kvalificeret majoritet – jfr. §§ 17 og 19.
Valgbare til bestyrelsen er medlemmer, der er fyldt 18 år og har stemmeret, jfr. § 9.
Fraværende, valgbare medlemmer kan vælges, når der foreligger skriftligt tilsagn om, at vedkommende vil modtage valg til den pågældende post.
Afstemning skal, såfremt mindst fem medlemmer forlanger det, foretages skriftligt.
Der skal føres protokol over generalforsamlingens beslutninger. Protokollen skal godkendes og underskrives af dirigenten.
- 12 Ekstraordinær generalforsamling
Ekstraordinær generalforsamling kan til enhver tid indkaldes af formanden eller bestyrelsen og skal indkaldes, når en femtedel af foreningens stemmeberettigede medlemmer skriftligt overfor bestyrelsen fremsætter begæring herom. I sidstnævnte tilfælde skal generalforsamlingen afholdes senest seks uger efter begæringens modtagelse. Ekstraordinær generalforsamling skal indkaldes med mindst to ugers varsel.
For så vidt angår den ekstraordinære generalforsamlings ledelse, afstemninger m.m. gælder de samme bestemmelser som for den ordinære generalforsamling.
- 13 Bestyrelse og udvalg
Foreningens daglige ledelse varetages af en overfor generalforsamlingen ansvarlig bestyrelse, som repræsenterer foreningen i alle forhold. De vedtagne beslutninger og de foretagne handlinger forpligter foreningen i henhold til vedtægterne.
Bestyrelsen består af en formand, en næstformand, en kasserer, en sekretær samt formændene for de faste udvalg. De faste udvalg er seniorudvalg, juniorudvalg og baneudvalg samt et padeludvalg.
Bestyrelsen kan nedsætte yderligere nødvendige udvalg til varetagelse af løbende eller enkeltstående opgaver.
Bestyrelsen fastsætter de enkelte udvalgs ansvarsområder.
For en toårig periode vælges i lige år formand og sekretær, i ulige år næstformand og kasserer.
Formændene for de faste udvalg vælges hvert år for en etårig periode.
Så frem øvrige udvalgsposter i de faste udvalg ikke besættes på den ordinære generalforsamling, skal udvalgsformændene senest fire uger efter dennes afholdelse meddele bestyrelsen navnene på medlemmerne af udvalgene, som skal bestå af mindst tre personer incl. udvalgsformanden.
Formændene for de faste udvalg, kan udpege det antal medlemmer til udvalget, som de finder hensigtsmæssigt. Navnene på medlemmerne skal meddeles til bestyrelsen. Ved udskiftning af medlemmer i et udvalg, meddeles det ligeledes til bestyrelsen
De faste udvalg kan repræsenteres i bestyrelsen af et andet udvalgsmedlem end formanden for udvalget, så frem alle i det pågældende udvalg er enige herom.
- 14 Tegningsret
Bestyrelsen er kun beslutningsdygtig, når mindst fire af dens medlemmer, heriblandt formanden, er til stede.
Der føres protokol over bestyrelsens forhandlinger, vedtagelser og beslutninger.
Foreningen tegnes af formanden.
Bestyrelsen udpeger et medlem af bestyrelsen (almindeligvis kassereren), til at disponere over foreningens midler, via elektroniske selvbetjeningsløsninger, herunder netbank, mobilbank, betalingskort og Mobile Pay.
Bestyrelsen kan foretage alle dispositioner, dog skal køb, salg og pantsætning af fast ejendom godkendes af generalforsamlingen ligesom lånoptagelse på mere end 100.000 kr. skal godkendes af generalforsamlingen.
- 15 Regnskab
Foreningens regnskabsår er fra 1. januar til 31. december.
Bestyrelsen skal inden 1. februar afgive resultatopgørelse for det forløbne regnskabsår og balance pr. 31. december til revisorerne.
Revisorerne skal hvert år i februar måned gennemgå det samlede regnskab og påse, at beholdningerne er til stede. Revisorerne skal forsyne resultatopgørelse og balance med en påtegning. Revisorerne har til enhver tid adgang til at efterse regnskab og beholdninger.
- 16 Foreningens ejendom
Foreningen ejer klubhuset på matr. Nr. 7y af Kirke Hvalsø samt det løse materiel, som findes i klubhuset og på baneanlæggene.
- 17 Vedtægtsændringer
Vedtægtsændringer kan foretages på enhver generalforsamling, når mindst 2/3 af de afgivne stemmer er for forslaget.
- 18 Æresmedlemmer
Æresmedlemmer udnævnes efter bestyrelsens indstilling på en ordinær generalforsamling.
Æresmedlemmer har alle det ordinære medlems rettigheder og er kontingentfri.
- 19 Foreningens opløsning
Bestemmelse om foreningens opløsning kan kun tages på en i dette øjemed særlig indkaldt ekstraordinær generalforsamling. Til dennes beslutningsdygtighed kræves, at mindst 2/3 af foreningens stemmeberettigede medlemmer er til stede. Vedtagelse af forslaget om opløsning af foreningen kræver, at mindst 3/4 af de afgivne stemmer er for forslaget.
I tilfælde af foreningens opløsning skal den formue, der er i behold, anvendes til idrætslige formål i Lejre kommune.
Stiftende generalforsamling: 26. juni 1930
Vedtægtsændringer:
maj 1963
juni 1968
marts 1977
marts 1979
marts 1981
marts 1988
marts 1991
november 2001
november 2008
november 2013
november 2015
november 2016
marts 2022
marts 2025
marts 2026
